Jednym z najistotniejszych obowiązków pracodawcy, wynikającym z art. 94 pkt 9a Kodeksu Pracy, jest tworzenie dokumentów, powiązanej ze stosunkiem pracy i akt osobowych pracowników. Oznacza to, że każdy jeden pracodawca, pomijając specyfikację prawną utrzymywanej działalności oraz liczby przyjętych do pracy pracowników, otwiera oraz nadzoruje, niezależnie dla każdego pracownika, kartoteki osobowe.

Szczegółowe zasady prowadzenia dokumentacji zatrudnionych określone zostały w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia dokumentacji w sytuacjach związanych ze stosunkiem pracy oraz metodami koordynowanie akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286, z późn. zm.).

Zatrudniający tworzy i nadzoruje odmiennie dla każdego zatrudnionego akta osobowe, złożone z trzech części:
• A – zawiera kartoteki zgromadzone w powiązaniu ze staraniem się o zatrudnienie
• B – zawiera dokumenty tyczące się powstania stosunku pracy oraz historii zatrudnienia
• C – skupia akta powiązane z zatrzymaniem pracy danej osoby

Część A - dokumenty skupione w związku ze staraniem się o pracę, jest to tzw. katalog informacji osobowych.

Dokumenty, których zatrudniający może żądać od osoby ubiegającej się o pracę, są uszczegółowione w Rozporządzeniu z daty 28.05.1996 r. w kwestii obszaru koordynowania dokumentacji w sprawach powiązanych z zatrudnieniem i metody nadzorowania kartoteki osobowej pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286, z późn. zm.), a są to:

• uzupełniony kwestionariusz osobowy dla kandydata ubiegającego się o pracę,
• akty pracy z poprzednich miejsc zatrudnienia lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia,
• akty potwierdzające kwalifikacje zawodowe, konieczne do świadczenia konkretnej pracy,
• zaświadczenie lekarskie potwierdzające brak przeciwwskazań do świadczenia pracy na danym miejscu pracy,
• inne dokumenty jeśli obowiązek ich przedstawienia wynika z odmiennych przepisów.

Osoba ubiegająca się o pracę może jeszcze przedłożyć ze swojej inicjatywy pozostałe dokumenty, jak świadectwa oraz dyplomy poświadczające jej kwalifikacje oraz umiejętności zawodowe, zaświadczenia z różnych jednostek administracyjnych, książeczkę wojskową itp.

Trzeba nie zapominać, iż zatrudniający przetrzymuje w kartotekach osobowych pracownika jedynie duplikaty lub odpisy przedstawianych aktów. Oryginałów można chcieć jedynie do wglądu lub w celu stworzenia duplikatu lub odpisu.

Część B – akty dotyczące nawiązania stosunku pracy.

Po ustaniu trybu przyjęć, pracodawca ma możliwość chcieć, od osoby już przyjętej, podania, prócz danych, które uzyskał w trakcie starania się o pracę, także dodatkowych informacji. Podstawą jest artykuł 221 § 2 KP. Podstawowym dokumentem, który przygotowuje pracodawca, kiedy podejmie decyzję o przyjęciu pracownika jest umowa o pracę. Jeśli dodatkowo opisał zatrudnionemu obszar jego czynności, to trzeba go także przetrzymywać w tej części dokumentów osobowych. W tym miejscu muszą się też znaleźć:

• deklaracja o niemożliwości pracy u konkurencji, jeżeli była zawarta,
• potwierdzenie dotyczące podniesionych kwot osiągnięcia dochodów,
• oświadczenie pracownika – posiadającego dzieci o konieczności albo braku konieczności korzystania z praw rodzicielskich, prawach pracownika opiekującego się dzieckiem do lat czterech, prawach pracownika , pod którego troską pozostaje dziecko do lat czternastu,
• pisemne poświadczenie zaznajomienia się pracownika z istotą przepisów i zasad BHP, zawartością regulaminu pracy, obszarem informacji objętych poufnością służbową, informacją pracowniczą,
• świadectwo odbycia wymaganego kursu BHP,
• ankietę osobową dla pracownika,
• potwierdzenie pracownika z wnioskiem o przekazywanie wypłaty na konto bankowe,
• oświadczenie dotyczące równego odnoszenia się do siebie,
• oświadczenie lekarskie powiązane z kontrolą okresową oraz weryfikacyjnymi,
• PIT-2,
• akty powiązane powierzeniem ruchomości zatrudnionemu, podnoszeniem umiejętności pracowniczych, nagrodami-karami porządkowymi, obniżonym formatem czasu pracy albo indywidualnym rozkładem czasu pracy.

Powinny tu także znaleźć się dokumenty dotyczące oddania zatrudnionemu urlopu wychowawczego albo nieodpłatnego.

Tak jak w poprzedzającej części danych osobowych – tutaj także – zgromadzone dokumenty powinny być ułożone chronologicznie oraz ponumerowane.

Część C – dokumenty powiązane z zakończeniem zatrudnienia, tj.:

• kopia wydanego świadectwa pracy,
• deklarację o wypowiedzeniu lub unieważnieniu umowy o pracę za zgodą obu stron,
• druk wyrejestrowania z ubezpieczeń ZWUA.