Plan czasu pracy ma za zadanie określenie czasu pracy pracownika. Gdy plan czasu pracy uwzględniony został w regulaminie a zatrudnieni nie mają wątpliwości co do dnia i godziny świadczenia pracy, nie ma konieczności sporządzania harmonogramu. Zaś w przypadku, kiedy zorganizowanie pracy nie ma postaci stałej jest on niezbędny. Błędne ustalenie rozkładu czasu pracy oznacza naruszenie przepisów dotyczących czasu pracy i jest wykroczeniem podlegającym karze grzywny.

Typowe błędy robione w planie trybu pracy:


• brak szczegółowej adnotacji o pracy w niedzielę i święta,
• brak rozkładu trybu pracy

Plan czasu pracy pracownika, wykonującego pracę w niedzielę i święta, koniecznie zawierać musi adnotację, który wolnych dni jest dniem wolnym z racji 5-dniowego tygodnia pracy, a który dniem wolnym za wykonanie pracy w dzień ustawowo wolnym od pracy. Odmiennie bowiem rozlicza się pracę w dni ustawowo wolne i dni wolne z tytułu 5-dniowego tygodnia pracy.

• nieprawidłowe ustalenie liczby dni pracy w tygodniu

Fundamentalną zasadą trybu pracy pracownika jest zasada statystycznie 5-dniowego tygodnia pracy. Równa się to z tym, że liczba dni w poszczególnych tygodniach może być zróżnicowana. Trzeba pamiętać jednak, aby w całościowym rozrachunku za okres rozliczeniowy średnia liczba dni pracy nie przekraczała 5.

Uszczegóławiając harmonogram czasu pracy mieć na uwadze należy pozostawienie 35-godzinnego, niezakłóconego wypoczynku tygodniowego.

• niestworzenie planu pracy na cały okres rozliczeniowy

Okres rozliczeniowy jest okresem, w trakcie którego zatrudniający rozlicza czas pracy pracowników. Nie możliwe jest, szczególnie w sytuacji dłuższych okresów rozliczeniowych, zaplanowanie planu pracy na konkretne jego części. Umożliwiałoby to pracodawcy pominięcie zapisów o czasie pracy a w efekcie przykładowo uniknięcie konieczności wypłacenia wynagrodzenia za godziny nadliczbowe.

• błędne ustanowienie ilości godzin pracy w konkretnych miesiącach

Liczba godzin pracy w poszczególnych miesiącach może się nieznacznie różnić. Ważne jest, aby ogólny wymiar czasu pracy w czasie rozliczeniowym był zgodny.

• brak zachowania co najmniej 35-godzinnego niezmąconego odpoczynku

Od niniejszej normy istnieje jednak wyjątek w sytuacji, gdy czas rozliczeniowy zakończy się w trakcie tygodnia pracy. Wypoczynek powyższy, musi być udzielony w każdym tygodniu pracy, co oznacza siedem następujących dni, zaczynając od początku czasu rozliczeniowego. Jeśli więc czas rozliczeniowy ukończy się przed minięciem 7 dni, to nie mamy w niniejszej sytuacji do czynienia z pełnym tygodniem pracy tak więc odpoczynek pracownikowi nie przysługuje.

• nieprawidłowe modyfikacje rozkładu pracy

Modyfikacja rozkładu czasu pracy możliwa jest wyłącznie w konkretnych sytuacjach. Są nimi niespodziewanie sytuacje, tj. zapewnienie zastępstwa w przypadku choroby czy urlopu na prośbę innego pracownika.

Zmiany nie są dopuszczalne, kiedy mają na celu zawężenie pracy nadgodzinowej, w tym przypadku jest to próba pominięcia przepisów o trybie pracy.