Lista płac to dokument księgowy potwierdzający naliczenie wynagrodzenia dla pracowników wraz ze wszystkimi uiszczonymi obowiązkowymi składkami finansowanymi zarówno przez zatrudnionego, jak i przez pracodawcę. Prawidłowa lista płac ułatwia prawidłowe wypełnienie deklaracji dla ZUS-u lub urzędu skarbowego.

Do sporządzenia listy płac potrzebne nam są inne dokumenty takie jak: rejestr czasu pracy, umowa o pracę, treść o przyznanych składnikach dodatkowych. Właściwie przygotowana lista płac winna posiadać następuje elementy:

• nazwę pracodawcy,
• dokładna datę, której dotyczy,
• datę wypłaty honorarium - ma ona znaczący wpływ na ustalenie poprawnej daty rozliczenia składek ZUS oraz podatku,
• datę przygotowania listy płac,
• oznaczenie listy płac - lista płac może mieć nadany numer (np. lista płac nr 3/2011) lub może być opisana słownie (np. lista płac Administracja marzec 2011 r.), podpisy osób przygotowujących listę płac, wszystkie składniki wynagrodzeń, naliczenia składek i podatku oraz wszelkich innych potrąceń najlepiej aby na liście płac widniały wszystkie składniki honorariów a nie tylko podana suma brutto
• podpis i data pracownika gdy pobiera honorarium w gotówce. Pracodawca jest w stanie w ten sposób ochronić się przed możliwymi konfliktami, które związane są z przestrzeganiem terminu wypłat pensji.

Błędem jest rozliczanie umów cywilnoprawnych na listach płac. Umowy takie winny być rozliczane na osobnej liście wypłat. Musimy mieć na uwadze, że w momencie kontroli, PIP może odrzucić rozliczenia umów cywilnoprawnych na jednej liście z honorariami ze stosunku pracy.