Procedura przyjęcia magazynowego i wydania magazynowego wymaga korzystania z odpowiedniej dokumentacji. Jak więc powinny wyglądać poprawnie sporządzone dokumenty magazynowe?
Wszystkie zmiany w magazynie urzeczywistniane są za pomocą dokumentów:
- Zmiany lokalizacji - dokument Zl
- Przyjęcia zewnętrznego - dokument Pz
- Wydania zewnętrznego - dokument Wz
- Rozchodu wewnętrznego - dokument Rw
- Przychodu wewnętrznego - dokument Pw
Przyjęcie magazynowe
Przyjęcie magazynowe rejestruje się poprzez wystawienie dokumentu Pz. Powinien on przedstawiać takie dane jak:
- cenę jednostkową
- łączna wartość przyjętego towaru
- rodzaj transportu towaru
- podpis osoby , która zatwierdza dokumentację
- ilość towaru dostarczonego i ilość towaru przyjętego
- skąd pochodzi towar
- dane firmy przyjmującej na magazyn i dane osoby/firmy dostarczającej towar
- podpis osoby , która dostarcza towar
- podpis osoby upoważnionej do wystawienia dokumentu
- na co ten towar będzie przeznaczony
- jaką miarą jest mierzony
- podpis osoby , która przyjmuje towar
- unikalny numer dokumentu
- datę sporządzenia dokumentu i datę przyjęcia towaru na magazynowa
Ponadto, dokument przyjęcia magazynowego musi być sporządzony w 2 jednakowych egzemplarzach - jeden pozostaje w magazynie, a drugi przekazywany jest do księgowości. Przeważnie przedsiębiorcy korzystają z papierowych druczków Pz, można jednak skorzystać również ze specjalnego programu magazynowego.
Wydanie magazynowe
Wydanie towaru musi być stosownie udokumentowane. W tym celu wypisuje się dokument Wz. Powinien on zawierać takie informacje jak:
- datę wystawienia dokumentu oraz datę wydania towaru
- podpis osoby upoważnionej do wystawienia dokumentu
- podpis osoby zatwierdzającej dokumentacja
- dane firmy wydającej towar z magazynu i dane osoby/firmy, której towar jest wydawany
- łączną wartość towaru
- jednostkę miary
- podpis osoby wydającej towar
- ilość
- podpis osoby odbierającej towar
- cenę jednostkową
- unikatowy numer dokumentu
Co ważne, dokument przyjęcia magazynowego powinien być sporządzony w 2 jednakowych egzemplarzach - jeden pozostaje w magazynie, a drugi służy do celów księgowych.
Inne wyżej wymienione dokumenty służą do kontroli wewnętrznej magazynu. Przedstawiają zmiany lokalizacji towarów , a także zmiany ilościowe towarów po ewentualnym ich przerobieniu.