Dzień w dzień stykamy się z terminem „dokument”, tymczasem niecałkowicie zdajemy sobie sprawę z tego, co się ukrywa za tym definicją. „Dokumentem” będzie dla nas istotna nasz dowód osobisty, umowa czy wydrukowany e-mail, o który zabiega kierownik. Poszukiwanie terminu tego hasła też nie jest łatwe – w polskim dokumencie prawnym nie istnieje jego uniwersalna definicja. Prawo administracyjne pomaga nam troszkę, odróżniając dokumenty osobiste od dokumentów służbowych. Ciężko jednak powiedzieć konkretnie, co kryje się za niniejszymi terminami. Tu z asystą przychodzi nam domyślność, bo to akurat poprzez domysły jesteśmy w stanie odróżnić typ i charakter danego „dokumentu”. Dlatego dokumentami będą dla nas: paszporty, akty prawne, dokumenty skończenia szkoły, akty notarialne, umowy, wartościowe teksty, mające formę biurową, kluczowe e-maile, nasze dowody tożsamości,świadectwa pracy i inne.

Orientując się z grubsza czym jest dokument, można zdobyć się na spostrzeżenie, iż wiele z nich możemy utworzyć własnoręcznie (na przykład dokumenty podnajmu lub wynajmu domu, oficjalne maile). Aby papiery te nie odbiegały od uniwersalnie zaakceptowanego schematu, z reguły stosuje się szablony dokumentów. Upraszczają one z pewnością zapisywanie nieprzebranej liczby umów i dokumentów seryjnych. Szablonem jest typowy schemat, coś z góry uznanego, co upraszcza w znacznym stopniu pracę z wielką liczbą takich samych dokumentów. Pomyślmy, że księgowa, która ma do wypisania dwieście umów, jeśli by pisała je oddzielnie, nie dałaby rady ukończyć tego czynić przez najbliższy miesiąc. Ale może ona skorzystać z szablony i usprawnić swoja robotę. W takim przypadku wpisuje jedynie najistotniejsze informacje w uprzednio przygotowane pola edycji. Ze skontrolowaniem robota zajmie jej trzy dni.

Żeby ułatwić pracę można również zastosować wzory umów, które są przypisane do specyficznego zdarzenia. Popularnie można określić je jako szablony tematyczne, odnoszące się do specyficznego przedmiotu. I tak dla przykładu gdy chcemy sporządzić umowę dzierżawy, mamy okazję skorzystać ze specyficznego szablonu – wzoru umowy dzierżawy. Takie zachowanie skraca czas pracy, jaki nieodzowny byłby do stworzenia całej umowy od początku.

Morał jest oczywisty – w erze oszczędności czasu pracy, trzeba upraszczać sobie życie, używając wszelkiego rodzaju udogodnień, jakie daje nam dzisiejsza technologia.