Dokumentację firmową, w zależności od jej rodzaju, należy przechowywać od 5 do nawet 50 lat. Nienależyte wywiązywanie się z tego obowiązku grozi poważnymi sankcjami karnymi. O czym powinien zatem pamiętać każdy przedsiębiorca?

W zależności od zawartych w niej danych, dokumentację firmową należy przechowywać od 5 do nawet 50 lat. Z tego względu dokumentację można podzielić na 3 grupy. Są to dokumenty podatkowe, dokumenty ZUS i dokumenty kadrowe.

Dokumenty ZUS

Dokumentację ZUS-owską podzielić należy na trzy odrębne grupy o różnym obowiązku archiwizacji i tak:

• Dokumenty płatnicze – czyli te, które uwierzytelniają wszystkie zapłacone składki na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne, Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych - muszą być archiwizowane do czasu przedawnienia zobowiązań podatkowych albo do czasu potwierdzenia przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych uprawnień emerytalnych.


• Dokumenty zgłoszeniowe – czyli te związane z rejestracja płatnika składek w ZUS ( ZUS ZPA, ZUS ZFA) - należy przechowywać przez cały okres prowadzenia przedsiębiorstwa, ponieważ ZUS ma prawo je sprawdzić nawet po pięćdziesięciu latach od ich sporządzenia.


• Dokumenty rozliczeniowe – czyli wszystkie dokumenty uwierzytelniające wymiar należnych składek – należy je przechowywać przez okres 10 lat od daty przekazania ich do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (też te wysłane drogą elektroniczną)

Dokumenty kadrowe

Dokumentację pracowniczą, w tym także dotyczącą wynagrodzenia za pracę, danych osobowych, okresów zatrudnienia, przechowuje się przez pięćdziesiąt lat od zakończenia przez osobę pracy u danego płatnika.

Dokumenty podatkowe

Zgodnie z Ustawą o rachunkowości oraz w myśl art. 86 Ordynacji podatkowej, dokumenty podatkowe należy przechowywać przez okres pięciu lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym skończył się termin płatności podatku. Do dokumentów podatkowych zalicza się :

• wszystkie kopie wystawionych rachunków – dotyczy to podatników wystawiających rachunki oraz tych, którzy mają obowiązek ich żądania
• księgi podatkowe i związane z ich prowadzeniem dokumenty
• wszystkie kopie i oryginały faktur VAT
• dokumenty związane z poborem i inkasem podatkowym

księgi podatkowe i związane z ich prowadzeniem dokumenty, wszystkie kopie i oryginały faktur VAT, dokumenty związane z poborem i inkasem podatkowym , jak również wszystkie kopie wystawionych rachunków – tyczy się to podatników wystawiających rachunki oraz tych, którzy są zobowiązani do ich żądania.]