E-faktury w dalszym ciągu potrzebują podpisu elektronicznego. Za to, dzięki ulepszeniu przepisów, nie są już odrzucane przez fiskusa.

Nowoczesne przesyłanie dokumentów sprzedażowych drogą internetową usprawnia pracę właścicielom działalności gospodarczej. Są znacznie bardziej praktyczne od tradycyjnych papierowych wydruków. Dzięki nim można wiele zaoszczędzić na kopertach, papierze drukarskim, znaczkach pocztowych, jak również na samym tuszu do drukarek. Jednakże zgodnie z Rozporządzeniem Ministerstwa Finansów oraz art. 106 ust. 10 i 11 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, istotnym warunkiem stosowania tej metody, jest między innymi zgoda odbiorcy dokumentu na ten rodzaj wysyłania

Co więcej,firmowe dokumenty w formie elektronicznej, należy przechowywać na specjalnie zabezpieczonych komputerach. Przede wszystkim, powinny być one zabezpieczone przed wirusami i innymi zagrożeniami związanymi z trwałą utratą danych. Muszą także być zabezpieczone przed bezprawnymi zmianami i bezprawnym wglądem w dane osobowe. Ma to jednak swoją korzyść wynikającą z zaoszczędzonego miejsca w firmie. Zamiast tony papierów, archiwizuje się tylko nośnik danych.

Koszty elektronicznego podpisu

Wadą elektronicznych dokumentów pozostaje wymóg zainstalowania w firmie kwalifikowanego podpisu elektronicznego i wykupienia co rok lub co dwa lata certyfikatu.. Za podpis trzeba zapłacić zatem od 300 do 600 PLN. Jest to koszt zakupu oprogramowania, czytnika i kart koniecznych do tego, by podpisać się elektronicznie. Z kolei, odnowienie certyfikatu to koszt 130 PLN rocznie.