Według art. 22 d. ust.2. ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych i odpowiednio art.16 d . ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, płatnik musi prowadzić ewidencję środków trwałych. Elementy majątku wprowadza się do w/w wymienionym rejestrze najpóźniej w miesiącu oddania ich do wykorzystywania. Późniejszy okres wprowadzenia uznaje się za ujawnienie środka trwałego.

Ustawodawca nie określił jednego obowiązującego wzorca rejestru środków trwałych. Jednak musi ona obejmować informacje istotne do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych dla celów skarbowych. Warto zauważyć, że w odniesieniu do środków trwałych o niskiej wartości, tj. takich, których wartość początkowa nie przekracza 3500zł, podatnik może nie lokować ich w ewidencji środków trwałych, przy czym w tym przypadku nakłady pieniężne poniesione na ich nabycie tworzą koszt uzyskania przychodów w miesiącu oddania ich do stosowania.

Wartość początkowa środka trwałego

Sposób określenia wartości początkowej, według której środki trwałe ujmowane są w zestawieniu, jest odrębny w zależności od tego, jaką drogąnastąpiło nabycie (art.22g. updof; art.16g. updop). I tak za wartość początkową uważa się w przypadku:
- otrzymania w drodze spadku, darowizny lub w inny nieodpłatny sposób- wartość rynkową z dnia nabycia, chyba że umowa określa tę wartość w niższej wysokości,
- uzyskania w związku z likwidacją osoby prawnej - ustaloną przez podatnika wartość pojedynczych środków trwałych nie wyższą od ich wartości rynkowej,
- stworzenia we własnym zakresie - koszt stworzenia,
- kupno - koszt nabycia, a w razie częściowo płatnego uzyskania - cenę nabycia zwiększoną o wartość przychodu będącego różnicą między wartością rynkową z dnia nabycia zapłaconą ceną,
- otrzymania w postaci aportu wniesionego do spółki cywilnej lub osobowej spółki handlowej - ustaloną przez wspólników na dzień wniesienia wartość pojedynczych środków trwałych nie wyższą od ich wartości na rynku z dnia wniesienia.

Jeżeli nie jest możliwe wyznaczanie wartości sprzedaży, należy określić w inny sposób jej wartość godziwą, czyli kwotę, za jaką dany składnik aktywów mógłby zostać zastąpiony, a zobowiązanie rozliczone na warunkach transakcji rynkowej, pomiędzy zainteresowanymi i dobrze poinformowanymi, niepowiązanymi ze sobą stronami.

Cena nabycia

Za cenę nabycia uważa się – według art.22 g. ust.3 updof (art.16 g. ust.3 updof ) - cenę należną zbywcy powiększoną o wydatki w związku z zakupem naliczone do dnia przekazania środka do użytkowania: w szczególności o koszty transportu, załadunku i wyładunku, ubezpieczenia w drodze, montażu, instalacji i uruchomienia, opłat notarialnych, skarbowych i innych, odsetek, prowizji, pomniejszoną o należny do odliczenia podatek od towarów i usług (VAT nie podlegający odliczeniu zwiększa wartość początkową środka trwałego). W wypadku importu cena nabycia składa się z cła i podatku akcyzowego od przywozu elementów majątku.

W wypadku, gdy nie można ustalić ceny nabycia przed dniem ustanowienia ewidencji, wartość początkową tych środków przyjmuje się w wysokości wynikającej z wyceny zrealizowanej przez płatnika, z włączeniem cen rynkowych środków trwałych z ostatniego miesiąca kalendarzowego roku poprzedzającego rok założenia ewidencji.

Koszt wytworzenia

Tymczasem za koszt wytworzenia (art.22g. ust.4 updof / art.16g. ust.4 updof ) uważa się wartość, w cenie nabycia, zużytych do wytworzenia rzeczowych składników majątku, usług obcych, zapłat za prace wraz z pochodnymi i inne koszty dające się wliczyć do wartości wyprodukowanych środków trwałych. Nie zalicza się tu wartości własnej pracy podatnika, jego małżonka i niepełnoletnich dzieci, kosztów ogólnych zarządu, kosztów sprzedaży oraz innych kosztów operacyjnych i kosztów operacji finansowych, bez odsetek i prowizji naliczonych do dnia oddania środka do używania. Jeżeli podatnik nie może sprecyzować kosztu wytworzenia. Wówczas, wartość początkową środków trwałych precyzuje się w wysokości określonej z uwzględnieniem cen rynkowych przez biegłego, wyznaczonego przez podatnika.

Ustawodawca przewidział też pewne ułatwienie dla podatników podatku dochodowego od osób fizycznych w przypadku budynków mieszkalnych lub lokali mieszkalnych wynajmowanych, wydzierżawianych albo używanych przez właściciela na cele prowadzonego przez niego biznesu. W takim przypadku podatnik może przyjmować jako wartość początkową w każdym roku podatkowym wartość stanowiącą iloczyn metrów kwadratowych powierzchni użytkowej tego budynku lub lokalu przyjętej dla celów podatku od nieruchomości i kwoty 988zł. W takim wypadku budynku/lokalu nie ujmuje się w rejestrze środków trwałych. Pomimo tego, od tak sprecyzowanej wartości dokonuje się odpisów amortyzacyjnych przy zastosowaniu stawki rocznej 1,5% bez ograniczeń czasowych czasu amortyzacji!

Zmodernizowanie środka trwałego

Jeśli dokonaliśmy ulepszenia środka trwałego, jego wartość początkową zwiększa się o sumę kosztów na ich zmodernizowanie w tym także na zakup części składowych lub peryferyjnych, których jednostkowa cena nabycia przewyższa 3500 zł. Środki trwałe uważa się za ulepszone, gdy suma wydatków poniesionych na ich udoskonalenie, rozbudowę, rekonstrukcję, adaptację lub modernizację w danym roku podatkowym przewyższa 3 500 zł i koszty te powodują wzrost wartości użytkowej w stosunku do wartości początkowej, liczonej np. okresem używania, zdolnością wytwórczą, jakością produktów i ceną ich użytku.

Trwałe odłączenie części składowej od środka trwałego

W przypadku trwałego odłączenia od konkretnego środka trwałego części składowej lub peryferyjnej ,wartość początkową tego środka zmniejsza się, od następnego miesiąca po odłączeniu, o różnicę między ceną nabycia (kosztem wytworzenia) odłączonego elementu składowego a przypadającą na nią, w czasie połączenia, sumą odpisów amortyzacyjnych wyliczoną przy użyciu metody amortyzacji i stawki amortyzacyjnej używanej przy obliczaniu odpisów amortyzacyjnych tego środka trwałego. Jeżeli oddzielona część składowa zostanie przyłączona do innego środka trwałego, w miesiącu przyłączenia zwiększa się wartość początkową tego innego środka o w/w/wyżej wymienioną różnicę.

Z cyklu czy wiesz że? Nota odsetkowa Noty odsetkowe można wystawiać w przypadku gdy kontrahent spóźni się z płatnością za dokument sprzedaży. Wtedy mamy możliwość naliczyć odsetki ustawowe lub umowne.