Fakturą nazywamy każdy dokument handlowy, spełniający określone wymogi, dokumentujący transakcję pomiędzy poszczególnymi stronami. Kryteriami tymi są:

• Dane do rozliczenia podatków – te informacje niezbędne są do określenia faktury VAT, na której, w myśl prawa polskiego, musi znajdować się informacja o wysokości podatku VAT za określony przedmiot umowy kupna-sprzedaży,
• Rozpoznanie stron umowy kupna-sprzedaży – przeważnie na fakturze przedstawiana jest dokładna nazwa podmiotów, biorących udział w umowie kupna-sprzedaży, wraz z adresem ich siedziby lub oddziału,
• Dane dotyczące czasu i formy zapłaty – powszechne stało się, że okres zapłaty charakteryzuje się w dniach od dokonania operacji (może to być na przykład 14 dni). W Polsce powszechnym jest, że opłaty robi się przelewem bądź gotówką. W niektórych krajach honorowane są również czeki,,
• Kwota umowy kupna-sprzedaży – w polskim prawie podatkowym jest obowiązek zanotowania sumy umowy kupna-sprzedaży zarówno cyframi, jak i słownie,
• Dane identyfikujące dokument – unikalność rachunku potwierdzona jest przede wszystkim trzema jej składnikami: danymi o sporządzającym fakturę, dacie i numeracji, jaka jej przysługuje. Każda faktura, którą sporządza wystawca ma wyjątkowy, jedyny wyłącznie dla niej numer. Numeracja musi odbywać się chronologicznie,
• Określenie przedmiotu umowy kupna-sprzedaży – na fakturze podana jest nazwa przedmiotu umowy kupna-sprzedaży, jego ilość, cena i wartość
• Warunki dowozu.

Coraz częściej normalny podpis na fakturach zastępuje specjalny, elektroniczny podpis.

Faktura VAT jest więc specyficznym rodzajem faktury, którą sporządzać powinni czynni płatnicy podatku VAT w drodze transakcji, która podlegała opodatkowaniu VAT. Fakturą są także:

• Dokumenty za usługi bankowe lub ubezpieczeniowe,
• Poświadczenie zapłaty za przejazd odpłatną autostradą,,
• Świadczenia radiokomunikacji przywoławczej,
• Bilety jednokrotnego przejazdu na przewóz osób: transportem kolejowym, transportem samochodowym, transportem pełnomorskim, transportem żeglugi pełnomorskiej i przybrzeżnej, promem czy samolotem
• Dowody transakcji wystawiane przez nieVATowców.

Wszystkie faktury winny być przetrzymywane przez pięć lat oraz pokazywane w sytuacji kontroli odpowiedniego organu podatkowego.