W każdej firmie jedną z najbardziej znaczących ról pełni kartoteka wynagrodzeń. W jej skład wchodzą listy płac, karty przychodów oraz dane dotyczące comiesięcznej wypłaty pracowniczej. Dopiero zapoznanie się z wszystkimi wymogami prawnymi, pozwoli poprawnie prowadzić tą dokumentację.

Kartoteka wynagrodzeń musi zawierać takie informacje jak:

• dane osobowe pracownika (imię i nazwisko, data urodzenia, miejsce urodzenia, PESEL, NIP, imię matki, nazwisko rodowe, drugie imię,, rodzaj dokumentu tożsamości, seria i numer dokumentu tożsamości, imię ojca)
• dane o wynagrodzeniu (płaca zasadnicza, premia, dodatki, nagrody i inne)
• dane adresowe pracownika ( gmina, miejscowość, kraj, numer domu, powiat, poczta, kod pocztowy, telefon, numer mieszkania, województwo, ulica)
• dane o zatrudnieniu ( data ewentualnego rozwiązania umowy)

W skład kartoteki wynagrodzeń wchodzi „karta przychodów” oraz „lista płac”. Te dwa dokumenty służą do prawidłowego naliczania wypłaty dla pracowników, obliczania należnych Zakładowi Ubezpieczeń Społecznych składek jak również w celu należytego odprowadzenia zaliczki na podatek dochodowy za każdego z pracowników.

Lista płac

To dokument księgowy, stosowany w rachunkowości, potwierdzający obliczanie wynagrodzeń dla pracowników, wraz ze wszystkimi obowiązującymi składkami płaconymi zarówno przez pracodawcę, jak i pracownika. Lista płac tworzona jest zazwyczaj co miesiąc, gdyż tak najczęściej rozlicza się wypłaty wynagrodzeń . Jest ona też punktem wyjścia dla poprawnego sporządzania deklaracji podatkowej i dokumentów ubezpieczeniowych, służy także właściwemu zaksięgowaniu płac.

Lista płac powinna zawierać pewne stałe elementy, takie jak:

• oznaczenie lub nazwę listy płac
• miesiąc, którego dotyczy
• informację o nadgodzinach w danym miesiącu
• informację o wysokości odprowadzonych składek ubezpieczeniowych
• informację o wysokości wymiaru podstawy
• datę sporządzenia
• informację o przyznanych prowizjach
• informację o przyznanych nagrodach
• numery stron
• informację o przyznanych premiach
• informację o wynagrodzeniu brutto i netto
• informację o wysokości odprowadzonej zaliczki na podatek dochodowy
• nazwę pracodawcy
• informację o zwolnieniach L4 za dany miesiąc
• podpisy osoby sporządzającej i akceptującej

Karta przychodów

Przedsiębiorcy, zatrudniający pracowników, bez względu na formę organizacyjną działalności, muszą prowadzić karty przychodów. Prawidłowo sporządzona zawiera:

• potrącone przez płatnika w danym miesiącu składki na ubezpieczenia społeczne z przychodu pracownika: chorobowe (2,45 proc.), emerytalne (9,76 proc. podstawy wymiaru), rentowe (1,5 proc.)
• kwotę przychodów w naturze i gotówce, którą osiągnął w danym miesiącu
• kwotę należnej zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych do przekazania do urzędu skarbowego
• imię i nazwisko pracownika
• kwotę zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych
• kwotę składki na powszechne ubezpieczenie zdrowotne
• datę przekazania zaliczki podatkowej
• dochód osiągnięty w danym miesiącu
• dochód narastająco od początku roku (pracodawcy muszą kontrolować, czy pracownicy nie przekroczyli kolejnej skali podatkowej; wówczas trzeba pobierać wyższą zaliczkę na podatek dochodowy)
• koszty uzyskania przychodów