Kasą fiskalną nazywamy urządzenie elektroniczne, zapisujące obrót ze sprzedaży detalicznej wraz z należnym jemu podatkiem VAT. Przymus posiadania takiej kasy posiada każdy zbywający, będący podatnikiem oraz zbywający swe produkty na rzecz:

• osób fizycznych, które są płatnikami VAT, dokonujących prywatnych zakupów,
• osób fizycznych , które nie są podatnikami,
• rolników ryczałtowych, dokonujących zakupów zarówno dla własnych potrzeb, jak i dla potrzeb działalności,

Sprzedawca taki winien rejestrować swój utarg za pomocą kasy rejestrującej, o ile przewyższy on wartość graniczną, ustaloną przez Ministerstwo Finansów. Obligatoryjnie powinni to robić sprzedawcy, którzy w swoim zasobie posiadają alkohol albo papierosy.

Wszystkie towary, będące na stanie sklepu, zaprogramowane są na kasie fiskalnej. Kasa zachowuje ich cenę, nazwę oraz stawkę PTU, za pomocą specjalnego kodu (często kreskowego). Po jego sczytaniu, towar odszukiwany jest w pamięci i zapisywany na taśmie. Natychmiastowo również zmienia się stan na magazynie sklepu – zmniejsza się liczba produktów o produkt zeskanowany. Kasa fiskalna drukuje oryginał oraz kopię paragonu – jedną dla klienta, drugą do archiwum. Rolki archiwum kasy winny być przetrzymywane przez okres 5 lat w suchym, zimnym miejscu. Jest to wymóg niezbędny w przypadku nietrwałego druku, który łatwo zanika podczas przechowywania.

Codziennie sprzedawca obowiązany jest do sporządzania na zakończenie dnia tzw. raportu dziennego fiskalnego. Jest to zamknięcie dnia i utargu z niniejszego dnia. Raporty dzienne są kodowane w pamięci kasy rejestrującej, którą w niezmienionym stanie (bez naruszeń, modyfikacji itp.) trzeba przechowywać przez pięć lat oraz pokazywać na żądanie odpowiedniego organu kontrolującego.

Wszelkich przeglądów oraz reperacji, może dokonywać wyłącznie licencjonowany importer kas fiskalnych, który posiada niezbędne uprawnienia. Takie wydarzenia spisywane są w odpowiedniej księdze, którą również przedstawia się odpowiedniemu organowi podczas inspekcji.

Po kupnie, kasa działa w trybie szkolenia, stąd też można bez najmniejszego problemu przetestować wszystkie jej funkcje, wpisać towar, przeszkolić siebie oraz pracowników. Dopiero po wpisaniu w jej pamięć Numeru Identyfikacji Podatkowej firmy, wszystkie wpisane dane, kodowane są w pamięci kasy fiskalnej.