Kasą rejestrującą, zwaną inaczej kasą fiskalną, nazywamy urządzenie, przy pomocy którego sprzedawca ewidencjonuje swój utarg. Utarg ten musi być rejestrowany przez kasę w sytuacji przekroczenia pewnego, ustalonego przez Ministerstwo Finansów, pułapu albo w sytuacji, kiedy sprzedawca zbywa alkohol albo papierosy. By posiadać kasę rejestrującą, spełniony powinien być jeszcze jeden wymóg. Kupcami powinny być osoby fizyczne, które nie są podatnikami VAT albo rolnicy ryczałtowi.
Przy pomocy kasy, udowodnić można każdą transakcję kupna-sprzedaży towaru, który znajduje się na stanie magazynowym. Po zeskanowaniu specjalnego kodu, przypisanego tylko jednemu produktowi, zachodzi zmiana w zasobach magazynowych sklepu, a wszelkie informacje związane z towarem (cena, nazwa, stawka VAT), kodowane są na specjalnym paragonie. Kasa koduje kupno na paragonach w 2 wersjach: dla klienta i do archiwum. Paragony te posiadają takie samo brzmienie i muszą posiadać:
• Numer Identyfikacji Podatkowej zbywającego,
• Datę i czas transakcji,
• Łączną kwotę podatku,
• Logo fiskalne oraz numer unikalny pamięci fiskalnej kasy (gdy mamy do czynienia z większą liczbą stanowisk),
• Ilość sprzedanego asortymentu lub usługi,
• Nazwę i cenę towaru lub usługi,
• Numer następny wydruku,
• Imię i nazwisko lub nazwę zbywającego,
• Kolejny numer kasy i oznaczenie kasjera,
• Wartość sprzedaży i podatku podług ustalonych stawek,
• Adres miejsca sprzedaży,
• Wartość sprzedaży zwolnionej z podatku,
• Kolejny numer paragonu,
• Łączną kwotę należności
Paragon posiadać winien także specyficzną wielkość. Wysokość liter czy liczb, które się na nim pojawią, nie może być mniejsza niż 2,5 mm, a ich ilość w linii większa lub równa 17. W przypadku nazwy towaru albo usługi – 12 albo więcej. Taśma paragonu fiskalnego powinna mieć 28mm albo więcej. Paragon taki winien być możliwy do rozczytania tak, by klient bez trudu mógł sprawdzić poprawność zrobionej transakcji.
Archiwum rachunków, w postaci rolki zapisanego papieru paragonowego, winno być przechowywane przez okres pięciu lat. W razie jakiejkolwiek inspekcji specjalnego organu kontroli, dane te winne zostać udostępnione w celu sprawdzenia poprawności prowadzonej ewidencji.