Ustawodawca szczegółowo określił przypadki, kiedy to podatnicy mają prawo stworzyć dowód wewnętrzny. Kiedy zatem więc jest to możliwe?

Podatnicy zobowiązani do prowadzenia księgi przychodów i rozchodów nie muszą posiadać dowodu zakupu, sporządzonego przez sprzedawcę. Nie każdy wydatek może także być w księdze ujęty muszą być ujęte w księdze przychodów i rozchodów na podstawie posiadanego dokumentu zewnętrznego. [W takich przypadkach, wystawia się|Wystarczy wypisać dowody wewnętrzne. Jednak zgodnie z §14 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów, z dnia 26 sierpnia 2003 r., w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, można je sporządzić jeśli dotyczą:

• wartości produktów roślinnych i zwierzęcych które pochodzą z prywatnej uprawy lub hodowli, posiadanej przez podatnika
• wydatków mających związek z z parkowaniem samochodu jeżeli są one poparte dokumentami, niezawierającymi danych, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 2 (czyli np. danych nabywcy). Podstawą wystawienia dowodu wewnętrznego jest bilet z parkometru, kupon, bilet jednorazowy załączony do sporządzonego dowodu
• kosztów diet i innych należności za czas podróży służbowej pracowników oraz wartości diet z tytułu podróży służbowych osób , które prowadzą działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących, przy czym taki dowód wewnętrzny powinien zawierać co najmniej: cel podróży, stawkę i wartość przysługujących diet, nazwę miejscowości docelowej, liczbę godzin i dni przebywania w podróży służbowej, imię i nazwisko
• kupna od ludności odpadów po użytkowych, które stanowią surowce wtórne, z wyłączeniem zakupu (skupu) metali nieżelaznych oraz przeznaczonych na złom samochodów i ich części składowych
• kupna w jednostkach handlu detalicznego materiałów pomocniczych
• kupna, bezpośrednio od krajowego producenta lub hodowcy, produktów zwierzęcych i roślinnych, które nie są przerobione sposobem przemysłowym lub przetworzonych sposobem przemysłowym, jeżeli przerób polega na kiszeniu produktów roślinnych ,jak również przetwórstwie mleka albo na uboju zwierząt rzeźnych , a także obróbce poubojowej tych zwierząt
• opłat sądowych i notarialnych
• wydatków związanych z opłatami za gaz, czynsz, wodę, telefon, energię elektryczną i centralne ogrzewanie, w części przypadającej na działalność gospodarczą, przy czym podstawą do sporządzenia tego dowodu jest dokument obejmujący całość opłat na te cele
• kupna od ludności, sklasyfikowanych w Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług , owoców leśnych (PKWiU 01.13.23-00), surowców roślin zielarskich i ziół dziko rosnących leśnych (PKWiU 01.11.91-00), jagód, grzybów (PKWiU 01.12.13-00.43)