Lista płac to jeden z najważniejszych składników dokumentacji pracowniczej. Zawiera ona bowiem wszelkie dane służące do obliczenia wynagrodzenia za pracę, wymiaru składek ZUS oraz podatku dochodowego. Jak zatem powinna ona wyglądać?

Każdego miesiąca pracodawca musi wyliczyć zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych należną od każdego pracownika, pobrać ją z wynagrodzenia, terminowo wpłacić do właściwego urzędu skarbowego, a na koniec roku także przesłać urzędowi i pracownikowi deklaracje wymagalne do rocznego rozliczenia z fiskusem. Zobowiązany jest także co miesiąc wyliczać składki na ubezpieczenia emerytalne, chorobowe, rentowe i zdrowotne, pobrać je z wynagrodzenia, przekazać do ZUS i wypełnić odpowiednie dokumenty ubezpieczeniowe, t.j. na przykład deklaracja DRA, która służy do rozliczeń składkowych. Wszystkie te dane wyszczególnione są właśnie w liście płac pracownika.

Prawidłowo sporządzona lista płac powinna zawierać takie dokumenty jak:

• listy obecności z pełnym wyszczególnieniem dni albo dni i godzin pracy oraz z podziałem na przyczyny nieobecności w pracy,
• imienne kart pracy (jeżeli są stosowane do rozliczenia czasu pracy i efektów wykonywanej pracy),
• dokumenty potwierdzające wykonaną pracę i jej efekty, na przykład w formie raportów lub zestawień pracy prowizyjnej, akordowej, zadaniowej,
• zlecenia pracy w godzinach nadliczbowych i potwierdzenia wykonania tej pracy,
• zestawienia godzinowe pracy (jeżeli czas pracy w godzinach jest podstawą obliczenia wynagrodzenia),

Na podstawie tych dokumentów ustalane jest wynagrodzenie brutto, ustalane są składki i uiszczany jest podatek dochodowy. Końcowy efekt daje wynagrodzenie rzeczywiste, czyli netto, jakie wypłacane jest zatrudnionym.

Konieczność tworzenia dokumentacji pracowniczej nakłada Kodeks Pracy oraz Ustawa o rachunkowości. Do pobierania należnych składek i odliczania zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych, zmuszają pracodawcę odrębne ustawy. Lista płac nakazana jest przez:

• rozp. Ministra Finansów z 15.12.2000 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. Nr 116, poz. 1222 ze zm.),
• rozp. Ministra Finansów z 18.12.1998 r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne (Dz.U. Nr 161, poz. 1078 ze zm.),
• rozp. Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28.5.1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. Nr 62, poz. 286 ze zm.).