Przedsiębiorca ma obowiązek sporządzać w określonych terminach listę płac, która zawiera podstawowe elementy wypłaty. Lista płac ma prawo zawierać składniki pensji jednego zatrudnionego albo kilku pracowników. Jeżeli lista płac zawiera dane dotyczące kilku pracowników, wówczas na każdej stronie trzeba umieścić podsumowanie konkretnych kolumn. Wtedy otrzymuje się kwotę do przeniesienia na kolejną stronę listy płac. Warto przypomnieć sobie przez sporządzaniem listy płac, że wynagrodzenie podstawowe zawiera kilka elementów: dodatków do wypłaty, premii uznaniowej albo premii regulaminowej. Jeżeli zatrudniony nie dostaje dodatków, to wynagrodzenie podstawowe jest jedynym, samodzielnym elementem pensji. Wówczas suma powinna być wyznaczona w umowie zawartej pomiędzy pracodawcą a zatrudnionym oraz nie może być ona niższa niż minimalne honorarium. Ponadto, trzeba dodać, że funkcjonują dwa modele listy płac. Jedna zawiera kolumnę związaną z zasiłkami z ubezpieczenia społecznego, a druga wersja jej nie zawiera. Właściciel przedsiębiorstwa powinien wybrać wariant listy płac w zależności od liczby osób zatrudnionych w podmiocie gospodarczym. Liczbę osób zatrudnionych określa się na dzień 30 listopada poprzedniego roku kalendarzowego. Gdy właściciel działalności gospodarczej zatrudnia powyżej 20 osób na pełen etat, to ustala prawo do zasiłków oraz ich wartość. To znaczy, że powinien wybrać listę płac z kolumną przeznaczoną do wypłat zasiłków z ubezpieczenia chorobowego. Natomiast gdy właściciel podmiotu gospodarczego zatrudnia mniej niż 20 osób na pełen etat, nie musi sporządzać listy płac z kolumną przeznaczoną na zasiłki chorobowe, macierzyńskie i opiekuńcze.