Faktura VAT jest dokumentem handlowym, dokumentującym operację gospodarczą, między sprzedawcą i nabywcą. Powinność korzystania z faktur VAT określa Ustawa z dn. 11.03.2004 o podatku od towarów i usług, z późniejszymi zmianami, określana potocznie 'Ustawą o VAT'.
Zwrócić uwagę powinno się, że fakturę VAT trzeba wystawić najpóźniej z datą powstania obowiązku podatkowego, nie wcześniej jednakże niż 30 dnia przed powstaniem obowiązku podatkowego. Zasady te nie odnoszą się do wystawiania faktur w temacie dostaw energii elektrycznej i cieplnej, gazu, usług telekomunikacyjnych, radiokomunikacyjnych oraz usług wymienionych w poz. 138 i 153 załącznika nr 3 do ustawy o usługach komunalnych, kiedy faktura VAT zawiera dane, jakiego okresu rozliczeniowego dotyczy.
Do najczęściej wystawianych faktur zakwalifikować można: Faktura VAT marża to dokument, jaki stosują ci, którzy upoważnienie są do regulowania podatku wg procedury marża. Procedurę tę wykorzystują między innymi podatnicy świadczący usługi z zakresu turystyki jak również ci, którzy świadczą usługę dostawy wyrobów używanych. Według ustawy o VAT, marża to różnica między kwotą należności, którą powinien uiścić klient usługi lub produktu, a ceną, jaką zapłacił podatnik towarów lub usług zakupując je od innych płatników (transport, wyżywienie, ubezpieczenie, zakwaterowanie). Faktura marża jest dokumentem znacznie bardziej uproszczonym, niż zwykła faktura VAT. Nie musi ona zawierać następujących danych:
- kwoty podatku od sumy wartości sprzedaży netto,
- suma wartości sprzedaży z uwzględnieniem stawki,
- cena jednostkowa netto,
- wartość sprzedaży netto,
- stawka podatku
Faktura VAT zaliczkowa jest dokumentem, mającym na celu potwierdzić, że należność za wydany produkt lub wykonaną usługę została pobrana bądź w całości, bądź w części, przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi. Jeżeli zatem sprzedawca lub wykonawca usługi otrzymał wcześniej przedpłatę, zaliczkę, zadatek, czy ratę, fakturę wystawia się nie później niż 7 dnia od daty otrzymania kwoty.Faktura zaliczkowa , zawierać powinna :
- imię, nazwisko/ nazwę sprzedawcy i nabywcy,
- stawkę podatku,
- kwotę otrzymanej części lub całości należności brutto,
- daty wystawienia oraz numery poprzednich faktur zaliczkowych (jeżeli je wystawiano) oraz sumę kwot pobranych wcześniej części należności brutto,
- dzień, miesiąc, rok dokonania sprzedaży,
- numery NIP sprzedawcy i nabywcy,
- dane dotyczące zamówienia lub umowy, oznaczenie 'Faktura VAT' lub 'Faktura VAT-MP' ,
- datę otrzymania części/ całości należności (przedpłaty, zaliczki, zadatku, raty), jeśli ta nie pokrywa się z datą wystawienia faktury,
- kwotę podatku
Płatnicy nie mają także obowiązku wykazywać na fakturze VAT swojej marży. W fakturze wpisują wyłącznie:
- dzień, miesiąc, rok dokonania sprzedaży,
- numery NIP sprzedawcy i nabywcy,
- jednostkę miary i ilość sprzedanych towarów lub rodzaj wykonanych usług,
- adresy,
- imię, nazwisko/ nazwę sprzedawcy,
- nazwę towaru lub usługi,
- kwotę należności ogółem wyrażoną cyframi oraz słownie dzień
W przypadku, gdy faktury zaliczkowe nie pokrywają całej sumy brutto, sprzedający - po sprzedaży] produktu lub wykonaniu usługi - wystawia fakturę na zasadach ogólnych. Sumę wartości produktów lub usług w tym przypadku, zmniejsza się o kwotę otrzymanych części należności, z kolei kwotę podatku zmniejsza się o sumę kwot podatku wykazanego w fakturach dokumentujących pobranie części należności. Faktura ta powinna obejmować numery faktur wystawionych przed zbyciem towaru lub wykonaniem usługi.
W sytuacji, gdy faktury zaliczkowe obejmują całą cenę brutto towaru lub usługi, sprzedawca nie wystawia faktury w terminie podanym wyżej. Jeżeli po wystawieni faktur zaliczkowych nastąpi konieczność do zastosowania innej stawki VAT, wówczas należy wystawić fakturę korygującą.
Faktura pro forma jest typem dokumentu, który nie należny do dokumentów księgowych. Jest on zapowiedzą, że dokument, np. faktura VAT, zostanie wystawiony. Polskie przepisy nie regulują kwestii wystawiania faktur pro forma, faktury te mimo to funkcjonują w obrocie gospodarczym i chętnie wykorzystywane są przez przedsiębiorców.
Faktura pro forma mieści w sobie te same komponenty, co faktura VAT, różni ją jedynie wyróżnik 'Faktura pro forma' zamiast 'Faktura VAT'. Pamiętać należny, że faktura pro formy nie zwalnia płatnika z konieczności wystawienia faktury na zasadach ogólnych, bowiem sama nie stanowi dowodu dokonania transakcji. Nie jest wobec tego zgodnie z ustawą dowodem księgowym, a co za tym idzie podatnik nie ma możliwości ujęcia jej w wykazie zakupów, rejestrze VAT oraz w konsekwencji w deklaracjach VAT.
W obrocie gospodarczym faktura pro forma pełni rolę swoistego rodzaju propozycji zawarcia umowy sprzedaży (towaru lub usługi). Spełnia ona rolę informacyjną, z powodu tego, że za jej pomocą sprzedawcy prezentują klientom zasady umowy sprzedaży. Będą to zatem strony transakcji, przedmiot sprzedaży, cenę i termin zapłaty należności. Na dodatek faktura pro forma może zostać uważana za świadectwo odebrania zlecenia, zaś dla kontrahenta może być informacją o konieczności wpłacenia przedpłaty przed wydaniem produktu albo świadczeniem usługi.