Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów jest prowadzona przez podatników podatku dochodowego od osób fizycznych opodatkowanych na zasadach ogólnych lub podatkiem liniowym. W jaki sposób jest prowadzona?

Podatkową księgę przychodów i rozchodów prowadzą podatnicy podatku dochodowego, od osób fizycznych opodatkowani na zasadach ogólnych (według skali podatkowej) bądź podatkiem liniowym (19%), którzy nie przekroczyli limitu 800 000 euro , który zobowiązuje ich do prowadzenia ksiąg rachunkowych (tzw. pełna księgowość). KPiR zależy od formy wybranego opodatkowania. Do jej prowadzenia zobowiązane są:

- spółki jawne osób fizycznych,
- osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą,
- spółki cywilne osób fizycznych,
- duchowni, którzy zrzekli się opłacania zryczałtowanego podatku dochodowego,
- osoby wykonujące działalność na podstawie umów agencyjnych i umów na warunkach zlecenia, zawartych na podstawie odrębnych przepisów,
- spółki partnerskie,
- osoby prowadzące działy specjalne produkcji rolnej, jeżeli zgłosiły za miar prowadzenia tych ksiąg

Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów nie prowadzą płatnicy, którzy:

- wykonują tylko usługi przewozu ludzi i produktów taborem konnym,
- wykonują wolny zawód adwokata tylkow zespole adwokackim,
- dokonują sprzedaży środków trwałych po likwidacji działalności,
- opłacają podatek dochodowy w formach zryczałtowanych

Metody rozliczania kosztów

Podatnicy prowadzący Księgę Przychodów i Rozchodów zaliczają wydatki do kosztów uzyskania przychodów w dacie ich poniesienia (metoda kasowa). Jest to:

- data faktycznego dokonania wydatku w pozostałych przypadkach,
- data obciążenia ich fakturą, not, rachunkiem (niektórzy przyjmują datę otrzymania - zaakceptowania dokumentu obciążeniowego)

Podatnik może wybrać też metodę memoriałową, w której podzieli koszty uzyskania przychodu na dwie grupy:

- koszty bezpośrednie, związane z konkretnymi przychodami (koszt zakupu towaru w stosunku do przychodu z jego sprzedaży),
- koszty pośrednie, związane ogólnie z przychodami podatnika (koszt usług telekomunikacyjnych czy czynsz najmu magazynu)

W tej sytuacji koszty bezpośrednie zalicza się do kosztów uzyskania przychodu w roku uzyskania przychodu. A koszty pośrednie zalicza się do kosztów uzyskania przychodu w roku ich poniesienia. W ten sposób można uniknąć kumulacji kosztów (niski podatek albo nawet strata) w jednym roku podatkowym z kumulacją dochodu w innym roku podatkowym (wysoki dochód i podatek). Jest to metoda, zgodnie z którą koszty uzyskania przychodów są potrącane tylko w tym roku podatkowym, którego się tyczą.

Metody rozliczania dochodu

Metodą pośrednią między dwoma wymienionymi powyżej jest metoda obliczania dochodu z uwzględnianiem comiesięcznej różnicy spisów z natury. Według tej metody koszty rozliczane są w dacie ich poniesienia, ale spis z natury – korygujący wartość kosztów o różnicę początkowego i końcowego spisu z natury – dokonywany jest co miesiąc na koniec miesiąca. Jest szczególnie korzystna dla podatników dokonujących wyprzedaży zapasów magazynowych.

Zasady prowadzenia KPiR

Księgi muszą być prowadzone rzetelnie, terminowo, w języku i walucie polskiej i bezbłędnie rachunkowo.KPiR obejmuje 17 kolumn, w tym z 3 główne:


- Przychód,
- Kontrahent,
- Wydatki (Koszty)

KPiR ma swoje zalety i wady. Do tych pierwszych można zaliczyć możliwość odliczenia faktycznie poniesionych kosztów a przy wysokich kosztach, możliwość uzyskania korzyści fiskalnych w porównaniu z formami ryczałtowymi. Wadą jest konieczność systematycznego zapisywania w księdze operacji gospodarczych i przygotowywania rejestrów oraz znajomość zmieniających się przepisów .