Szablon dokumentu to baza dla opracowywanych później podobnych dokumentów. Ułatwia i przyspiesza pracę w przedsiębiorstwie.

Szablon zawiera zazwyczaj zdefiniowane style i opcjonalnie część elementów dokumentu. Ma na celu ułatwić formatowanie dokumentu. Korzystając z zrobionego szablonu, nie musimy opracowywać dokumentu od początku. Korzystamy z jego podstawowej wersji. Uzupełniamy tylko dane w polu jego edycji. W ten sposób przyspieszamy i rzeczywiście ułatwiamy pracę związaną z przygotowaniem danego dokumentu. Dotyczy to szczególnie tych dokumentów ,które najczęściej używamy. Wśród nich m.in. :


- umowy o pracę,
- potwierdzenia zapłaty,
- faktury ,
- wezwania do zapłaty,
- potwierdzenie odbioru,
- umowy zlecenia,
- umowy o dzieło.,
- rachunki

Przykładem są również faktury abonamentowe w rachunkowości. W tej sytuacji specjalny program do faktur, wystawia automatycznie rachunki na zasadzie wzorca.

Wzorce można, a nawet powinno się modyfikować, by były zgodne z systemem identyfikacji wizualnej własnej firmy. Dlatego też kluczowe jest zamieszczenie na nich logo i zastosowanie odpowiedniego stylu, wyglądu i czcionki. W tym momencie dokumenty firmowe nabiorą indywidualnego charakteru na tle konkurencji i będą ze sobą spójne. Nie powinno się przesadzać z nadmierną kolorystyką i wymyślną stylistyką konkretnego dokumentu. Wzorce powinny być proste i czytelne.