Płatnik składek ma powinność liczyć, potrącać, rozliczać i opłacać składki za każdy miesiąc kalendarzowy. Rozliczenia tworzone są na dokumentach rozliczeniowych – zestawienie dokumentów tyczących się określonego m-ca składa się z deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA a także załączonych do niej sprawozdań miesięcznych ( ZUS RSA, ZUS RCA, ZUS RZA ).

Oświadczenie ZUS DRA – dokument ogólny tyczące się wszelkich tytułów i wszystkich ubezpieczonych. Regulowane są w niej składki na zdrowotne, FP i FGŚP, ubezpieczenia społeczne ale również realizowane w tym samym m-cu zasiłki i zasiłki rodzinne i pielęgnacyjne.

Płatnik regulujący składki jedynie na własne ubezpieczenie, oddaje do Zakładu Usług Społecznych jedynie oświadczenie rozliczeniowe ZUS DRA bez raportów miesięcznych. Jeżeli płatnik ten w niedawno przedstawionej deklaracji zadeklarował jako podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne 30% minimalnego wynagrodzenia lub 60% przeciętnego, a na ubezpieczenie zdrowotne sumę minimalnej podstawy wymiaru składek, jest zwolniony z obowiązku składania oświadczenia rozliczeniowego za kolejny miesiąc. Osoba ta jest uwolniona od obowiązku składania dokumentów rozliczeniowych za kolejny miesiąc również wówczas, gdy zmiana w stosunku do m-ca poprzedniego jest uwarunkowana jedynie zmianą minimalnego wynagrodzenia lub przeciętnego wynagrodzenia.

Termin składania:

płatnik składek obowiązany jest przesłać deklarację rozliczeniową, imienne sprawozdania miesięczne oraz zapłacić składki za dany m-c, nie później niż:

o do 5 dnia kolejnego m-ca – dla jednostek budżetowych, zakładów budżetowych oraz gospodarstw pomocowych,
o do 10 dnia kolejnego m-ca – dla osób fizycznych, opłacających składkę wyłącznie za siebie,
o do piętnastego dnia kolejnego m-ca – dla pozostałych płatników.

Miejsce składania:

oświadczenie rozliczeniowe a także imienne sporządzenia miesięczne płatnik składek przekazuje bezpośrednio do wskazanej przez Zakład Usług Społecznych jednostki organizacyjnej.

Charakterystyka oświadczenia ZUS DRA:

1. Dane organizacyjne
•liczba w polu 01 określa termin składania oświadczenia
•numer oświadczenia jest prawie zawsze taki sam – 01 – zaś kolejne informacje charakteryzują miesiąc i rok, za który określona deklaracja została wypełniona
2. Dane charakteryzujące płatnika składek
•informacje określające podane w deklaracji powinny być identyczne z tymi przedstawionymi w druku ZUS ZFA
3. Pozostałe dane
•w pozycji 01 podajemy liczbę osób ubezpieczonych
•miejsce 02 pokazuje czy płatnik ubiega się o dofinansowanie zatrudnionych z PFRON albo budżetu państwa
•w pozycji 03 wpisana jest obowiązująca konkretnego płatnika wysokość ubezpieczenia wypadkowego
4. Zestawienie obowiązkowych składek na ubezpieczenia społeczne i źródeł finansowania
5. Zestawienie wypłaconych świadczeń, podlegających rozliczeniu w ciężar składek na ubezpieczenia społeczne
6. Rozliczenie części IV i V
• ostateczna kwota rat na ubezpieczenia społeczne, która została po rozliczeniu wypłaconych świadczeń podlegających rozliczeniu w ciężar składek na ubezpieczenia społeczne
7. Zestawienie należnych opłat na ubezpieczenie zdrowotne
• składka na ubezpieczenie zdrowotne nie podlega żadnym ulgom – jest identyczna taka sama zarówno w ulgowej jak i normalnej wysokości rat ZUS
8. Zestawienie należnych opłat na Fundusz Pracy i FGŚP
9. Zestawienie należnych składek na fundusz emerytur pomostowych
10. Deklaracja dochodu (tyczy się osób, które płacą składki jedynie za siebie)
11. Oświadczenie płatnika opłat
• w polu 01 powinna pojawić się informacja zgodna z terminami ustawowymi

Archiwizacja:

kopie deklaracji rozliczeniowych oraz korekty niniejszych dokumentów płatnik ma przymus przetrzymywać przez okres 10 lat od dnia ich oddania do Zakładu Usług Społecznych. Mogą być przechowywane w formie dokumentu pisemnego albo elektronicznego.