Przedsiębiorca jest zobowiązany pokryć koszty używania pojazdów przez pracowników w podróżach służbowych. sumę rozliczenia za podróż służbową wylicza się poprzez pomnożenie liczby przejechanych kilometrów razy stawkę za jeden kilometr albo mnożąc określoną na miesiąc ryczałtową liczbę kilometrów razy stawkę za jeden kilometr. Stawki za kilometr powinny być opisane w umowie podpisywanej pomiędzy pracodawcą a zatrudnionym. Właściciel przedsiębiorstwa może skorzystać ze zwolnienia składkowego albo podatkowego, pod warunkiem, że stawki zwrotu za jeden kilometr nie nie są wyższe niż stawki ogólnie przyjęte w rozporządzeniu. Według przepisów kwota zwrotu powinna ściśle dotyczyć faktycznie przebytych kilometrów. Wówczas kwota ta jest zwolniona z opodatkowania. Nie ma możliwości ryczałtowego obliczania przebytych kilometrów w celach służbowych. Jest jednak możliwość stałego wysyłania pracowników w podróż służbową. Wtedy zwrot kosztów używania własnych samochodów do celów służbowych nie będzie opodatkowany i oskładkowany. Dotyczy to firm zajmujących się usługami transportowymi, gdy pracownicy mają jako miejsce świadczenia pracy zawartą w umowie o pracę jedną miejscowość, a nie większy teren, a konkretne zlecenie będzie dotyczyło transportu do innego miasta.